Slim automatiseren als ondersteuning van mensen...

Het slim automatiseren van bedrijfsprocessen kan een grote impact hebben. Niet alleen zal dit vaak de administratieve last verlagen, maar het kan ook ondersteuning bieden aan medewerkers om taken efficiënter uit te voeren..

Eenvoudige en vaak terugkerende taken optimaliseren door automatisatie

Een belangrijk onderdeel van automatisatie is het optimaliseren van eenvoudige en repeterende taken in een bedrijfsproces. Dit zijn taken die vaak terugkeren en weinig toegevoegde waarde hebben voor de werknemers. Door deze taken te automatiseren, kan je je personeel ontlasten en hun tijd beter benutten.

Concrete voorbeelden

Tellen van pagina’s en uitlezen van oriëntatie

Een concreet voorbeeld van dergelijk proces vinden we bij Printburo. Printburo is een klant die ons heeft gevraagd een online printopdrachten systeem te ontwikkelen.  Een veelvoorkomende fout die hun klanten maakten is het verkeerd ingeven van het aantal pagina’s bij een opdracht.  Voor opdrachten die moeten ingebonden worden is het ook van heel groot belang dat de oriëntatie van de pagina’s gelijk is.  Door het implementeren van een slim stukje software is dit probleem verholpen.  De software telt het aantal pagina’s en bekijkt de oriëntatie van alle pagina’s in een pdf.  Hierdoor is de foutenlast naar quasi nul herleid en wordt het team ondersteund met slimme software. Voorheen moesten ze deze saaie controle handmatig uitvoeren.

Ondersteuning van je administratie

Er zijn veel administratieve taken die vereenvoudigd kunnen worden door slimme software. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van betalingsherinneringen. Elke factuur heeft een betalingstermijn en als deze is verstreken, kan de software een lijst bieden van alle vervallen facturen. Zo kan je met één druk op de knop je betalingsherinneringen versturen.

Een ander goed voorbeeld van ondersteuning via automatisatie is het afboeken van betaalde facturen. Via exportbestanden van de bank en gestructureerde mededelingen kan de software suggereren welke facturen betaald zijn. Bij een 100% match kunnen ze meteen afgeboekt worden zonder manuele tussenkomst. Bij twijfel kan je nog steeds handmatig ingrijpen.

Er zijn tal van administratieve taken die op deze manier vereenvoudigd kunnen worden, zoals het versturen van offertes, facturen en e-mails.

Tot op het disruptieve af

Disruptieve technologie zorgt ervoor dat bekende processen plots volledig overbodig worden of ingrijpend veranderen door de opkomst van nieuwe technologieën. Een eenvoudig voorbeeld hiervan zijn diensten als Netflix en Spotify. Vroeger gingen mensen massaal naar de videotheek, maar tegenwoordig kijken we steeds meer via online streamingdiensten. Dit is disruptief.

Een ander voorbeeld van een verandering die eraan komt door automatisering, is het inboeken van facturen. Vroeger (en vaak nog steeds) werden zowel inkomende als uitgaande facturen handmatig ingeboekt door medewerkers van het boekhoudkantoor. Door het automatiseren van deze processen, kunnen we ook hier spreken van een disruptieve evolutie. Boekhouders kunnen zich nu meer focussen op adviseren en besparen enorm veel tijd door de automatisering.

Ben je benieuwd of jij ook tijd kan besparen door slim automatiseren ?

Het antwoord zal ongetwijfeld ‘ja’ zijn.  Maar we bekijken situatie per situatie en luisteren graag naar jouw werkwijze en bedrijfsprocessen.  Aarzel niet ons te contacteren!

Geschreven op 7 november 2018 door Dieter Coopman

Dieter staat mee in voor het uitzetten van de krijtlijnen binnen de verschillende eigen softwares. De technologische evoluties worden door hem op de voet gevolgd en doorgebriefd naar het team zodoende dat we steeds de beste applicaties kunnen aanbieden.